ЭИС представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.
ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.
Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом.
Автоматизация конторских работ предполагает наличие в ЭИС системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи.
Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных сфер использования найденной информации.
Алгоритмы искусственного интеллекта необходимы для задач принятия управленческих решений, основанных на моделировании действий специалистов предприятия при принятии решений.
Сегодня обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации на конкретном экономическом объекте понятием «экономическая информационная система» (ЭИС). Детальное изучение ЭИС опирается на понятия «информация» и «система».
Для обработки экономической информации характерны сравнительно простые алгоритмы, преобладание логических операций (упорядочение, выборка, корректировка) над арифметическими, табличная форма представления исходных и результатных данных.
К важнейшим признакам, по которым обычно осуществляется классификация циркулирующей экономической информации, относятся:
1. отношение к данной управляющей системе. Этот признак позволяет разделить сообщения на входные, внутренние и выходные;
2. признак времени. Относительно времени сообщения делятся на перспективные (о будущих событиях) и ретроспективные. К первому классу относится плановая и прогнозная информация, ко второму — учетные данные. По времени поступления разделяются периодические и непериодические сообщения;
3. функциональные признаки. Формируется классификация по функциональным подсистемам экономического объекта. Например, информация о трудовых ресурсах, производственных процессах, финансах и т.п., в другом разрезе—на данные планирования, нормирования, контроля, учета и отчетности.
Понятие системы охватывает комплекс взаимосвязанных элементов, действующих как единое целое. Система включает следующие компоненты:
1) структура — множество элементов системы и взаимосвязей между ними;
2) входы и выходы — материальные потоки или потоки сообщений, поступающие в систему или выводимые ею. Каждый входной поток характеризуется набором параметров {х (i)}; значения этих параметров по всем входным потокам образуют вектор-функцию X. В простейшем случае Х зависит только от времени t, а в практически важных случаях значение Х в момент времени t+1 зависит от Х(t) и t. Функция выхода системы Y определяется аналогично;
3) закон проведения системы — функция, связывающая изменения входа и выхода системы Y=F(Х);
4) цель и ограничения. Процесс функционирования системы описывается рядом .переменных u1, u2, ..., uN. Часть этих переменных (обычно всего одна переменная) должна Поддерживаться в экстремальном значении, например max u1. Функция u1= f (Х, Y, t, ...) называется целевой функцией. Она определяет соответствие цели результатам функционирования системы. Зачастую f не имеет аналитического и вообще явного выражения. На остальные переменные могут быть наложены (в общем случае двусторонние) ограничения:
аК < = gК (uК) < = bК, где 2 < = К < = N.
Среди известных свойств систем целесообразно рассмотреть следующие — относительность, делимость и целостность.
Свойство относительности устанавливает, что состав элементов, взаимосвязей, входов, выходов, целей и ограничений зависит от целей исследователя. Реальный мир богаче системы. Поэтому от исследователя и его целей зависит, какие стороны реального мира и с какой полнотой будет охватывать система. При выделении системы некоторые элементы, взаимосвязи, входы и выходы не включаются в нее из-за слабого влияния на остающиеся элементы, из-за наличия самостоятельных целей, плохо согласующихся с целью всей системы, и т. д. Они образуют внешнюю среду для рассматриваемой системы.
Делимость означает, что систему можно представить состоящей из относительно самостоятельных частей — подсистем, каждая из которых может рассматриваться как система. Возможность выделения подсистем (декомпозиция системы) упрощает ее анализ, так как число взаимосвязей между подсистемами и внутри подсистем обычно меньше, чем число связей непосредственно между всеми элементами системы. Выделение подсистем проводит исследователь, и оно условно.
Свойство целостности указывает на согласованность цели функционирования всей системы с целями функционирования ее подсистем и элементов.
Надо также иметь в виду, что система, как правило, имеет больше свойств, чем составляющие ее элементы. Так, предприятие обладает юридической самостоятельностью, а его подразделения — нет.
Классификация по организационной структуре . Организация состоит из нескольких подразделений, например, в большинстве организаций есть отдел кадров, финансовый отдел, бухгалтерия, возможно, отдел по связям с общественностью и т.д. Эти компоненты образуют структуру организации. Хотя некоторые предприятия, компании вводят инновационную структуру по принципу функциональных команд, большинство организаций имеет иерархическую структуру. ИС можно классифицировать в зависимости от того на каком иерархическом уровне они используются в организации: на уровне отдела, оперативной единицы или индивидуального работника. ИС могут быть как независимыми, так и взаимосвязанными. Наиболее типичные ИС, которые используются на предприятиях следующие: ИС отдела, корпоративная (подразумевается ИС компании, основанная на LAN) и межкорпоративная.
ИС отдела . Обычно предприятие использует несколько прикладных программ в каждом отделе. Например, отдел кадров может использовать систему для просмотра кандидатов на вакантные места, мониторинга за текучестью рабочей силы и др. Некоторые из приложений могут быть полностью независимыми от других. Объединение всех прикладных систем отдела кадров можно рассматривать как ИС отдела кадров. В крупных организациях, имеющих различные отделения, представительства, возможно наличие аналогичных отделов в разных отделениях. Разработчики ИС могут проектировать ИС для отдела в каждом отделении или централизованную ИС отдела для организации в целом.
Корпоративная ИС . В то время, как ИС отдела обычно предназначена для одной функциональной области, объединение всех прикладных систем предприятия образует корпоративную ИС.
Межкорпоративная ИС . Существуют ИС, которые связывают несколько организаций. Например, всемирная система резервирования авиабилетов объединяет несколько ИС принадлежащих различным компаниям. Такие интеринформационные системы принадлежат всем бизнес партнерам, широко используются в электронной коммерции и обычно основаны на extranet. Есть национальные и интернациональные ИС.
Классификация по области применения. ИС отделов обычно предназначены для решения задач из одной области. Наибольшее распространение получили следующие виды ИС:
• бухгалтерские;
• финансового анализа;
• маркетинговые;
• управления человеческими ресурсами;
• производственные.
В каждой области применения существуют специфичные задачи. Подготовка платежных ведомостей – типичный пример. ИС, решающие подобные задачи называются операциональными ИС, они наиболее широко распространены в области бухгалтерии и финансов.
Классификация по целям применения . Третий способ классификации связан с типом поддержки, которую обеспечивает ИС. Например, ИС может поддерживать работу сотрудника офиса, менеджера. Наиболее известны следующие виды ИС:
• обработки данных (операциональные), автоматизируют работу клерков;
• MIS (ИС для менеджмента);
• системы автоматизации офиса (OAS);
• системы поддержки принятия решений (DSS);
• исполнительные ИС, для автоматизации функций топ менеджеров;
• системы поддержки групп, для автоматизации совместной работы в группах;
• интеллектуальные ИС (IIS), наиболее распространенными среди которых являются экспертные системы.
Классификация по архитектуре. Строение ИС зависит от ее назначения. Следовательно, перед разработкой ИС определяются основные требования к ней, строится инфологическая модель (входная, выходная, промежуточная информация). Затем определяется архитектура ИС, ее элементы (компьютеры, сеть, программное обеспечение), как они будут взаимодействовать и управляться. Возможны три типа архитектуры:
• ИС, основанная на мейнфрейме;
• ИС, основанная на персональном компьютере (PC);
• распределенная ИС.
Архитектура клиент/сервер. Компьютеры, соединенные сетью, делятся на две категории: серверы и клиенты. Сервер – это компьютер (РС, мейнфрейм или рабочая станция) предоставляющий доступ к ресурсам. Клиент – это компьютер, использующий ресурсы, предоставленные сервером. Примером сервера может служить сервер базы данных, обеспечивающий хранение большого количества данных и доступ к ним. Целью архитектуры клиент/сервер является максимально полное использование информационных ресурсов, совместная работа различных устройств. Роль каждого компьютера не фиксирована, рабочая станция, например, может быть сервером для решения одних задач и клиентом – для других. Архитектура клиент/сервер позволяет более слабым, дешевым компьютерам использовать мощности других.
Объединение архитектуры клиент/сервер и корпоративной ИС, двух перспективных концепций, называется корпоративной архитектурой клиент/сервер, является мощной вычислительной средой, позволяющей интегрировать корпоративные ресурсы, обеспечивать контроль и безопасность данных. Новая архитектура дает возможность реинжиниринга бизнес процессов, распределения процессов обработки, предоставления новых услуг клиентам. С середины 90-ых годов данная архитектура стала доминирующей.