Решение вопроса о внедрении должно быть неразрывно связано с оценкой эффективности от ожидаемого внедрения. Кроме того, оценка эффективности требуется и в процессе работы, для оптимизации затрат. В результате такой оценки, в частности, может быть принято решение об отказе от существующей системы автоматизации и внедрения новой. Такая задача стоит перед многими предприятиями, которые уже внедряли АЭИС на предприятии.
Внедрения автоматизированных информационных систем управления позволяют повысить эффективность управленческого труда за счет применения ЭВМ. Прежде всего, автоматизация вычислений должна освободить от рутинной работы бухгалтерию [1] и финансовые отделы. Кроме того, современный уровень развития информационных технологий позволяет автоматизировать документооборот, снижая тем самым время доставки и обработки документов. Однако, как показывает практика, эффект от внедрения экономических информационных систем не всегда оправдывает ожидания. Причин тому несколько, но в большинстве случаев неудачи во внедрении связаны с неверным выбором схемы автоматизации, и неверной оценкой возможностей системы и затрат на её внедрение. В настоящее время распространен формальный подход к совершенствованию систему управления, в результате чего решение о внедрении дорогой информационной системы часто является данью моде, а не попыткой оптимизировать процесс управления.
В управленческой деятельности в отличие от производственного процесса трудно оценить прибыль от повышения эффективности. Например, количество и скорость расчета финансовых показателей прямо не влияет на прибыль предприятия. Отсутствие явной зависимости прибыли от производительности отдельных участков системы управления не позволяет непосредственно оценить эффективность внедрения информационной системы. Оценка будет во многом субъективной и включает две составляющие: во-первых, качественную оценку необходимости автоматизации отдельных участков учета, и во-вторых, количественную оценку затрат на внедрение и обслуживание системы. Оптимальной экономической информационной системой тогда будем называть систему, которая требует наименьших затрат из всех систем, которые удовлетворяют качественным требованиям к автоматизации бизнес-процессов. Определение качественных требований к системе автоматизации представляет основную сложность. В первую очередь это связано с тем, что руководство предприятия хочет получить от системы автоматизации максимум возможностей, не соизмеряя их при этом со своими объемами прибыли. В случае неверной оценки качественных требований, издержки на внедрение даже самой оптимальной по цене системы могут оказаться на столько высоки, что внедрение становится заведомо невыгодным. Поэтому процесс оценки эффективности может потребовать пересмотра и уточнения качественных требований к системе.
Для оценки оптимальности информационной системы важно правильно учесть объем капиталовложений, которые потребуются в процессе внедрения и эксплуатации системы. В структуре единовременных затрат на внедрения можно выделить:
• Затраты на консультационные услуги экспертов.
• Приобретение аппаратного и программного обеспечения.
• Затраты на монтаж оборудования и установку и настройку программного обеспечения.
• Затраты на обучение персонала работе с новой информационной системой.
• Издержки, связанные со снижением эффективности функционирования системы управления в процессе внедрения.
Функционирование системы потребуют издержек в процессе эксплуатацию системы на труда обслуживающего персонала. Затраты на консультационные услуги экспертов связаны прежде всего с необходимостью построение бизнес-модели. Это неотъемлемый этап, который будет во многом определять схему функционирования будущей системы, и станет основой для формирования отдельных её компонент (аппаратного и программного обеспечения, рабочих мест персонала и т.д.). Бизнес-моделирование проводится при участии консалтинговых и аудиторских фирм.
Объем затрат на обследование предприятия сильно зависит от размеров компании и уровня привлекаемых экспертов. К примеру, один час работы сотрудника консалтинговой фирмы (далеко не самой элитной) стоит 50 долл. Обследование одного только подразделения занимает от 5 часов. Составление бизнес-модели одного только подразделения крупного предприятия может быль оценено в 2000 долл., и это далеко не предел. Безусловно, можно сэкономить на этом этапе. Однако предприятие, которое экономит на данном этапе, рискует потерять больше по причине неверного выбора системы.
Бизнес-моделирование имеет и оборотную сторону: часто методисты в области проектирования и моделирования информационных систем настоятельно рекомендуют производить стоимостный и временной анализ исходной бизнес-модели. Это лабораторная работа в области математического моделирования, результаты которой зачастую все равно оказываются далеки от реальных источников потерь предприятия.
Следующим этапом является выбор программного и аппаратного обеспечения. Оптимизация затрат на данном этапе во многом определяет эффективность всего процесса внедрения. На этапе бизнес-моделирования, скорее всего, уже определен список требований к функциональности информационной системы, и конкретизирован список программных продуктов, которые решают эти задачи. Большинство программных продуктов поставляется помодульно, что позволяет выбрать лишь используемые компоненты и оптимизировать тем самым расходы.
При выборе часто ориентируются также на следующие критерии[14]: совокупная стоимость владения; функциональная полнота; масштабируемость; технологичность: однократный ввод данных, интегрируемость (возможность обмена данными с существующими приложениями), открытость; инвариантность по отношению к бизнесу; перспективы развития;
Настройка программного обеспечения – самый трудоемкий этап. Как правило, усредненное решение не удовлетворяет предприятие, и требуются дополнительная настройка программного обеспечения. В некоторых случаях предприятие принимает решение о самостоятельной разработке программного обеспечения. В любом случае требуются затраты. В настоящее время фирмы-разработчики программного обеспечения формируют сеть партнерских фирм-франчайзи, которые занимаются профессиональной настройкой программного продукта. Стоимость услуг специалиста такой фирмы составляет 10-50 долл. за час настройки.
Экономия на обучении персонала может повлечь неэффективное использование системы. Поэтому предприятие должно предусмотреть затраты на переподготовку персонала. Возможен и другой путь – изменение штатного расписания и прием новых сотрудников, умеющих работать с данной системой. Любой путь потребует дополнительных затрат. Приведем в качестве примера затраты на обучение одного сотрудника первичным навыкам работы в системе «1С:Предприятие» – 50-200 долл.
Внедрение информационной системы предприятия по оценкам специалистов внедренческих фирм происходит в точении 4-9 месяцев, а в случае полной автоматизации крупных компаний может длиться более 3 лет. Во время внедрения функционирование системы управления компании затрудняется. На сотрудников ложится дополнительные задачи по освоению новой системы, что сказывается на их производительности.
Безусловно, трудно оценить затраты на автоматизацию в целом, без учета особенностей конкретного предприятия. На современном рынке представлено множество систем, которые способны удовлетворить потребности любого предприятия, начиная от малых и заканчивая крупными холдингами. Соответственно и затраты на автоматизацию варьируются от 500 до сотен тысяч долл.