В реляционной БД Access все хранимые данные сгруппированы в виде плоских двумерных взаимосвязанных таблиц. Таблица отражает определённый тип (особенность) объекта и состоит из строк (записей) и столбцов (полей).

Каждая таблица БД имеет уникальное имя, не повторяющееся внутри базы данных. Каждый столбец имеет имя, записываемое в верхней части таблицы. Различные таблицы могут иметь столбцы с одинаковыми именами. В отличие от столбцов, строки не имеют имён, порядок их следования в таблице не определён, а количество логически не ограничено [11].

Все данные одной базы данных Microsoft Access хранятся в одном файле с расширением .mdb (для MS Access 2003 и ранее) или с расширением .accdb (для MS Access 2007).

В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы – для хранения данных;


• запросы к базе данных – для поиска, выбора и сортировки требуемых данных с помощью стандартных функций. Запросы выполняются с помощью языка баз данных SQL, Visual Basic и с помощью конструктора запросов;


• формы – предназначены для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах, вывода на экран данных из одной или более таблиц с использованием макета, выбранного в мастере форм или созданного пользователем самостоятельно в режиме конструктора. Форма может содержать кнопки для выбора действий, открывающие другие объекты или автоматически выполняющие другие задачи;


• отчёты – для анализа и печати данных в определённом формате;


• страницы доступа к БД через Интернет или интрасеть для просмотра, обновления и анализа данных.

Макеты этих объектов устанавливаются и изменяются в режиме конструктора. Для создания таблиц, форм, запросов и отчётов возможно также использование мастеров баз данных.

СУБД MS Access обеспечивает импорт данных из других программ (Excel, Lotus 1-2-3, Paradox и т. д.).

3.3.1. Структура базы данных

Если для создания электронных таблиц Excel достаточно ввести первые данные – прототип бухгалтерской книги с листами из электронных таблиц, то для начала работы с Access необходимо предварительно спроектировать базу данных.

Разработка БД начинается с разработки её структуры, которая отражает функционирование самого объекта, для которого создаётся БД. Поэтому до начала создания БД нужно ясно представить, какая информация должна присутствовать в базе данных, что она характеризует и каким образом организуются связи между информационными массивами.

Необходимо чётко осознать и сформулировать цель создания базы данных, её назначение и определить порядок её использования.

Для упрощения понимания системной структуры и логики работы базы данных, её целесообразно представить состоящей из отдельных подсистем, каждая из которых несёт самостоятельную функциональную нагрузку, иными словами, описывает какой-то вполне определённый объект (тип данных).

Подсистемы фактически состоят из отдельных таблиц. Количество таблиц в подсистеме зависит от реальных объектов и индивидуального творчества. Подсистема может состоять из одной таблицы.

После распределения данных по типам (темам) определяются связи между таблицами.

Затем необходимо определить вопросы и ответы, которые вы хотите получать с помощью базы данных. Для этих целей служат запросы (объединение данных из нескольких таблиц или какие-то вычисления), формы, отчёты.

Основой БД являются таблицы. Создание таблиц БД состоит из двух этапов.

На первом этапе определяются: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей.

На втором этапе производится заполнение их данными (создание записей таблицы).

Данные в таблицах распределяются по столбцам, которые называют полями, и строкам, которые называют записями. В пределах одной таблицы число полей фиксировано (естественно, может быть изменено), а число записей не ограничено.

Каждая таблица должна иметь уникальное для данной базы имя. Как правило, таблица описывает отдельный тип объекта и состоит из набора записей, определяющих этот тип, например, набора сведений о сотрудниках, факультетах или товарах.

В таблицах, по возможности, не должны содержаться записи, в которых много повторяющихся данных, так как при этом не только неоправданно увеличивается объём хранимой информации, но и усложняется процесс изменения и поиска данных. Это достигается за счёт разбиения всей хранимой в базе данных информации по отдельным более простым взаимосвязанным таблицам.