3.3.5. Разработка структуры базы данных
и содержимого таблиц

Этапы проектирования таблиц

Проектирование таблиц включает в себя [11]:

1. Задание имени каждой таблицы.


2. Определение ключевого поля (это может быть обычный счётчик-код), которое обычно задаётся на первом месте в списке полей.


3. Перечисление всех остальных входящих в таблицу полей с указанием их имён и типов данных (включая ключевые поля).


4. Определение типов связей между ключевыми полями.

При обозначении имени таблиц и полей можно использовать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных знаков, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного знака (`) и квадратных скобок ([ ]). Но имя таблиц и полей не может начинаться с пробела или знака #.

Рекомендуется избегать использования пробелов при обозначении имени, поскольку наличие пробелов в именах требует точного повторения их числа при наборе и, в ряде случаев, накладывает дополнительные ограничения, например, при формировании выражений в запросах. Можно заменять пробелы, например, нижним подчёркиванием.

Создание таблиц

Окно, которое открывается при открытии базы данных Microsoft Access, называется Окно базы данных. В окне базы данных выводятся ярлыки для создания новых объектов базы данных и открытия существующих объектов.

Существует три основных способа создания таблиц:

• при помощи мастера таблиц;


• в режиме конструктора;


• непосредственно путём ввода данных в таблицу.

Возможно также осуществлять импорт данных в текущую БД из внешнего файла (Импорт таблиц) и создание таблиц, связанных с внешним файлом (Связь с таблицами).

Кроме того, возможно создание таблиц на основе Запросов.

Формирование схемы данных

Для задания связей между таблицами необходимо выбрать режим Схема данных (Relationships) на вкладке Работа с базами данных на Ленте MS Access. В схему данных необходимо добавить нужные таблицы.

В открывшемся окне диалога Схема данных необходимо выбрать поле в родительской таблице и протянуть связь (нажатой левой клавишей мыши) к соответствующему полю дочерней таблицы. Наименование поля внешнего ключа при этом не обязательно должно совпадать с наименованием первичного ключа.

При необходимости изменения и удаления связей нужно предварительно удалить связь и после этого повторно переопределить связи.

Подобным образом необходимо установить связи всех таблиц.

Формирование запросов

Таблица Access сама не может инициировать процесс выдачи данных пользователю. Пользователь должен указать, что необходимо получить из базы данных. Отбор (выборка) данных, хранящихся в таблицах, осуществляется при помощи Запросов.

Запрос – это требование на отбор (выборку) данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определённых действий с данными. Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает (отображает, формирует) выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в одной или в разных таблицах.

Простейший запрос по отбору записей по каким-то условиям из одной таблицы или сортировке записей называется Фильтром.

Фильтры обычно применяются при работе в режиме Таблицы или Формы для просмотра или изменения подмножества записей. Фильтр не является объектом БД, поскольку он отображает данные только на экране.

Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех, и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса в виде таблицы.

Однако фильтры, в отличие от запросов, не позволяют выполнять следующие действия:

1) объединять таблицы, т. е. отображать в одной строке данные из нескольких таблиц;

2) указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, т. е. они отображают все поля базовой таблицы;

3) производить вычисления (суммы, средних значений и др.);

4) сохранять окно базы данных фильтра как отдельный объект, хотя и могут его сохранить в виде запроса.

Типы запросов

1. Запросы на выборку данных – возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы. Запросы на выборку позволяют осуществлять:

   • группировку записей;

   • вычисление сумм (Sum), средних значений (Avg), подсчёт записей (Count) и др.;

   • поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчинённой таблице;

   • поиск повторяющихся записей.

2. Перекрёстные запросы – для расчётов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрёстный запрос подсчитывает сумму, среднее или другие расчёты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой – заголовки строк.


3. Запросы на изменение – для создания таблиц, удаления, обновления и добавления записей.


4. Запросы SQL – это запрос, создаваемый при помощи языка инструкций SQL (Structured Query Language), например, команд SELECT, UPDATE или DELETE и предложений WHERE или ORDER BY. Когда пользователь создаёт запрос в режиме конструктора, Microsoft Access автоматически создаёт эквивалентную инструкцию SQL.

Создание форм

Формы являются типом объектов, который обычно используется для отображения данных. Источником данных для форм являются таблицы или запросы, поэтому данные в формах являются «связанными» с соответствующими объектами. Это правомерно и для случая, когда формы используются для ввода и редактирования хранящихся в базе данных. В формы можно включать не все поля из таблицы или запроса, на основе которых она создаётся.

Формы служат посредником между пользователями и базой данных, поскольку позволяют отображать данные (счёт-фактура, накладные и пр.) в нужном виде (счёт-фактура, накладные, квитанции и пр.).

Формы подразделяются на три типа:

• форма для ввода данных – обеспечивает ввод и редактирование данных;


• кнопочная форма – используется для открытия других форм или отчётов;


• пользовательское диалоговое окно – для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Формы создают с помощью режима АвтоФорм, Мастера и Конструктора. Режим конструктора используют для редактирования и изменения форм.

Форма не должна включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создаётся.

Режимы работы с формами

Работа с формами Access 2007 может происходить в пяти режимах: в режиме Формы, Таблицы, Конструктора, Сводной таблицы и Сводной диаграммы.

Выбрать режим работы можно либо с помощью кнопки Режим на Ленте MS Access. Либо с помощью всплывающего меню режимов правой кнопкой мыши на имени формы.

Режим формы

В этом режиме осуществляются просмотр и редактирование записей, удаление записей или добавление новых. Таким способом пользователь работает с таблицей или запросом, являющимися источниками данных для формы. Чаще всего пользователи приложений Access 2003 работают с формами именно в этом режиме. В этом же режиме по умолчанию открывается форма из окна базы данных.

Режим таблицы

В этом режиме, как и в режиме Формы, можно просматривать и редактировать, добавлять и удалять записи в таблице или запросе, являющемся источником данных для формы. Однако в этом режиме не применяются параметры форматирования элементов управления.

Режим конструктора

Этим режимом обычно пользуются, чтобы настроить различные свойства формы, изменить её внешний вид, структуру и функциональность.

Формирование отчётов

Отчёты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить её в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать.

Источником данных для отчёта может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчёте могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Отчёты и формы Access имеют много общего. В отчётах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Однако, в отличие от форм, отчёты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. Отчёт, как и форма, может быть создан с помощью АвтоОтчёта, Мастера и Конструктора.

Разделы отчёта подобны разделам формы и включают:

• заголовок;


• область данных;


• примечание отчёта;


• верхний и нижний колонтитулы.