Рассмотрим различные способы размещения на слайдах текстовой, графической и мультимедийной информации для наиболее полного освещения темы презентации, а также привлечения внимания аудитории к её важнейшим аспектам.

Работа с текстом и таблицами

Основой любой презентации является текстовая информация, которая состоит из следующих элементов:

• обычный текст;


• заголовок;


• подзаголовок;


• маркированный список.

В зависимости от способа создания презентации существует несколько основных возможностей добавления текста в слайд.

Иногда появляется необходимость изменить шрифты во всей презентации одновременно. Такая ситуация может теоретически возникнуть при изменении образцов оформления материалов слайдов. Если презентация имеет незначительные размеры и содержит в своём активе до 10 слайдов, то внести нужные изменения можно достаточно оперативно.

При использовании большого количества текстовых полей этот процесс может занять довольно много времени. Для этих целей в PowerPoint 2007 существует специальная возможность – замена шрифтов в документе. Необходимое окно можно вызвать из вкладки Главная путём выполнения команды Замена шрифтов.

Подобно текстовому редактору Microsoft Word, в редакторе электронных презентаций PowerPoint существует возможность проверки текстовых полей на предмет наличия орфографических ошибок.

Для проверки орфографии в документе достаточно воспользоваться «горячей» клавишей F7 для вызова окна Орфография. Оно представляет собой упрощенную форму аналогичного инструмента из MS Word. Кнопка Параметры открывает пользователю окно, в котором он может детально настроить параметры проверки орфографии в документе, выбрать язык и подключить дополнительные словари.

Применение автомакета для нового слайда

В данном случае для каждого слайда автоматически создаются элементы текста, которые называются местозаполнителями. Чтобы ввести текст в такой элемент (например, в заголовок), необходимо вначале выделить данный элемент в области слайда и затем выполнить ввод требуемого текста.

При этом нужно иметь в виду, что редактирование текста выполняется так же, как и в редакторе Word, поэтому если текст не будет помещаться в одной строке элемента с заданными границами, то произойдет автоматический переход на следующую строку. Вместе с тем, работа с элементами текста в PowerPoint аналогична работе с надписями в Word, поэтому в случае необходимости можно, например, увеличить или уменьшить границы редактируемого элемента.

При вводе текста в какой-либо элемент очередного слайда презентации в структуре слайда автоматически отображается вводимая информация. Для редактирования содержимого вместо заполнителя или элемента можно воспользоваться структурой слайда, в которую также могут быть внесены все необходимые изменения.

Использование шаблона презентации

Если презентация была создана на основании шаблона, то в этом случае для каждого слайда автоматически создаётся набор элементов (заголовков, списков и т. д.), для которых устанавливаются определённые текстовые блоки, соответствующие выбранному шаблону. Изменение текста в элементе осуществляется так же, как и в предыдущем случае, т. е. вначале выделяется требуемый элемент слайда, а затем вносятся необходимые изменения.

Для управления иерархией текстовых элементов слайдов удобно использовать вкладку Структура (по умолчанию активна вкладка Слайды, которая содержит заголовки слайдов, а также их текстовые элементы (обычно оформляются в виде списков)).

Как заголовки, так и текстовые элементы слайдов можно редактировать в режиме структуры. При этом нажатие клавиши Enter в конце какого-либо текстового элемента (или в начале) создаёт аналогичный элемент. В процессе формирования структуры слайда любой сложности имеется возможность изменять уровни иерархии какого-либо элемента слайда. В этом случае необходимо воспользоваться контекстным меню во вкладке Структура. При этом можно:

• Повысить уровень – повышение строки в иерархической структуре на один уровень;


• Понизить уровень – понижение строки в иерархической структуре на один уровень;


• Вверх – перемещение элемента на одну позицию вверх внутри одного уровня;


• Вниз – перемещение элемента на одну позицию вниз внутри одного уровня;


• Свернуть – свертывание структуры выбранного слайда. Из раскрывающегося меню также доступна команда Свернуть всё, сворачивающая структуры всех слайдов презентации;


• Развернуть – развертывание структуры выбранного слайда. Аналогично предыдущему пункту имеется команда Развернуть всё, выполняющая обратную функцию;


• Показать форматирование текста – включение или отключение режима, при котором в структуре слайда текст каждого элемента отображается в том формате, который установлен для него в области слайда (например, полужирного или курсивного начертания и т. д.).

Кроме команд управления иерархией элементов слайда, при вызове контекстного меню открывается панель форматирования текста. Здесь помимо основных возможностей (изменения используемого шрифта, его размера и начертания) можно установить тип используемого списка (маркированный, нумерованный).

При работе с элементами структуры в PowerPoint допускается использование всех возможностей по выделению и перемещению объектов, которые являются стандартными в приложениях Windows. В частности, щелчок по значку слайда позволяет его выделить; удерживание клавиши Shift даёт возможность выделить несколько расположенных подряд слайдов; с помощью перетаскивания выделенных слайдов можно изменить порядок их следования в презентации и т. д.

Таблицы

Чтобы добавить таблицу в слайд, следует открыть требуемый слайд и нажать кнопку Таблица из вкладки Вставка. Затем в открывшемся окне Вставка таблицы можно воспользоваться одним из способов добавления таблицы в слайд презентации.

Задать размеры таблицы можно двумя способами. Первый из них состоит в использовании указателя мыши, для этого нужно определить правый нижний угол таблицы, перемещая мышь по поверхности стола. Таким способом можно создать таблицу с максимально допустимым размером 10 x 8 клеточек.

В PowerPoint на первом месте значится количество столбцов, а на втором – количество строк, что является нестандартным решением при указывании размеров.

Вторым способом создания таблицы является использование команды Вставить таблицу, вызов которой позволяет выбрать в диалоговом окне необходимое количество строк и столбцов.

После того как таблица добавлена в слайд, на панели добавляются две дополнительные вкладки: Конструктор и Макет, с помощью которых можно видоизменять внешний вид таблицы и изменять её свойства.

Диаграммы

Для добавления в текущий слайд диаграммы вначале необходимо выполнить команду Диаграмма из вкладки Вставка. После этого на экране появится окно Вставка диаграммы. Предоставленные шаблоны специально разгруппированы по категориям.

После выбора шаблона следует указать программе, какие данные нужно изобразить в слайде в виде диаграммы. Наиболее удобным для этих целей является редактор электронных таблиц Microsoft Excel, который открывается автоматически, если он установлен на персональном компьютере пользователя.

Все изменения, проводимые в электронной таблице, автоматически переносятся на соответствующие элементы диаграммы. Можно использовать также дополнительные вкладки Конструктор (для изменения основных параметров диаграммы – отображаемых данных, стиля), Макет (оформление диаграммы – подпись осей, легенда и т. д.), Формат.

В слайды презентации можно добавлять файлы рисунков. На вкладке Вставка после нажатия кнопки Рисунок можно выбрать файл, содержащий графическое изображение.