Учетная деятельность, всю совокупность которой будем называть мониторингом, занимает важное место в системе управления предприятием (см. рис. 5.1). Деятельность любого предприятия связана с непрерывным движением потоков материальных и финансовых средств между отдельными подразделениями внутри и вне предприятия. Движение потоков ставит своей задачей обеспечить наличие требуемых по объему и структуре ресурсов на всех участках деятельности предприятия, в любой момент времени. Эффективность деятельности в первую очередь определяется грамотным управлением движением информационных потоков общую схему системы управления можно представить в идее схемы:
рис. 5.1. Место мониторинга в учетной деятельности
Планирование отвечает за постановку стратегических и оперативных задач предприятия. Оперативное управление формирует непрерывное воздействие на объект управления с целью достижения запланированных показателей.
Состояние объекта управления зависит и от скрытого, а не только от управляющего воздействия, поэтому состояние, в которое переходит объект управления (предприятие, подразделение) не всегда соответствует плановым показателям. Достижение запланированных показателей возможно лишь при наличии обратной связи, которая обеспечивает оперативную коррекцию управляющего воздействия. Роль этой обратной связи в системе управления предприятием выполняет подсистема: мониторинга. Это – комплекс работ, включающий наблюдения, измерения и регистрация фактов хозяйственной деятельности предприятия в целях контроля и управления ими.
Трудности внутреннего мониторинга и требования к организации мониторинга можно разделить на следующие группы:
1. Большой объем внутреннего движения материальных и финансовых потоков, причем каждый факт движения должен найти отражение в системе мониторинга. Как следствие, система внутреннего мониторинга для предприятий должна разрабатываться с учетом способности обрабатывать большой поток хозяйственных операций.
2. Территориальная удаленность отдельных подразделений значительно осложняет документооборот. Повысить оперативность документооборота возможно применением электронных средств документооборота. Кроме того, электронный документооборот позволит автоматически отражать факты хозяйственных операций в системе мониторинга.
3. Следствием большого объема хозяйственных операций является сложность составления отчетности. Обработка больших объемов информации о хозяйственной деятельности предприятия становится трудоемкой задачей. Кроме того хранения большого объема информации и оперативная обработка информации являются взаимоисключающими задачами. Для решения этой проблемы система мониторинга строится двухуровневой – на (первом) оперативном уровне обрабатывается текущая информация, уровень (второй) долгосрочного анализа предназначен для обработки информации за длительный период с целью выявления долгосрочных тенденций в функционировании предприятия.
Отдельные функции мониторинга: учет, контроль и анализ имеют общий этап – получение и накопление информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и отличаются глубиной обработки и способом представления накопленной информации. Учет и анализ может вестись в интересах внешних пользователей – финансовый учет – бухгалтерская и налоговая отчетность, отчеты инвесторам, акционерам и т.д.; в интересах внутренних пользователей – управленческий учет. Пользователями управленческого учета являются представители различных уровней системы управления предприятия. Ведение учета в интересах внешних пользователей регламентируется, как правило, внешними организациями или законодательными актами. Требования к внутреннему мониторингу его оперативность и достоверность. Принципиальную схему мониторинга можно представить в виде схемы на рис. 5.2.
Рис. 5.2. Схема мониторинга
Требования оперативности и достоверности накопления информации можно удовлетворить только введением электронного документооборота. Отметим, что при этом не исключается бумажная форма документооборота. При этом повышается оперативность, за счет более высокой скорости доставки электронного документа по сравнению со временем доставки бумажного документа с курьером. Отдельные функции мониторинга могут требовать накопления информации в различных разрезах. На сегодняшний день предприятия используют не связанные системы бухгалтерского учета и финансового планирования, а данные контроля вообще не накапливаются в информационной системе. Недостатком такого подхода является дополнительные расходы на дублирования накопления информации. Достоверность данных снижается, так как при несвязанном накоплении данных неизбежны расхождения. Кроме того, снижается оперативность данных, так как данные попадают в различные подсистемы не одновременно.
Организация эффективного мониторинга на предприятиях должна основываться на единой централизованной информационной системе с применением стандартизованных электронных средств передачи и хранения информации. Центральной частью системы должна стать база данных (БД) электронных документов, отражающих все факты хозяйственной деятельности.
Высокая плотность потока хозяйственных операций приводит к быстрому росту размеров базы данных. Её обслуживание становится технически сложной задачей, что резко снижает эффективность работы системы управления. Решением проблемы может быть расслоение данных по хронологическому признаку на данные текущего периода и данные прошлых периодов и применение принципиально разных подходов к хранению данных каждой группы. Данные текущего периода используются для оперативного управления, поэтому данные должны обладать максимальной достоверностью и полнотой. Кроме того, доступ к данным текущего периода должен осуществляться в максимально короткое время. Данные прошлых периодов используются в основном для анализа и выявления долгосрочных тенденций (прогнозирования деятельности). Инструментом анализа являются финансовые показатели или индексы, расчет которых основывается на показателях учета. При переходе к новому периоду данные текущего периода должны быть подвергнуты агрегированию (объединению) и архивированию. Агрегирование предполагает объединение, суммирование однородных показателей с целью получения синтетических (сводных) показателей. Архивирование предполагает подготовку данных к долгосрочному хранению, в частности сжатие, и запись на лазерные или магнитооптические диски. Для реализации механизма разделения данных по хронологическому признаку на предприятиях целесообразно применить разделение организационно-управленческих работ на Front Office и Back Office . Критерием разделения является обработка данных текущего периода ( Front Office ) или прошлых периодов ( Back Office ). При этом функции контроля и оперативного управления относится к Front Office , а функция стратегического анализа и планирования относится к Back Office . Функция ведения бухгалтерского учета занимает промежуточное положение и может быть отнесена как к Front Office , так и к Back Office , и определяется продолжительностью «текущего периода» управленческого мониторинга. Разделение функций мониторинга между Front Office и Back Office представлено на рис. 5.3.
5.3. Разделение функций мониторинга
При создании информационной системы, на предприятиях, необходимо учитывать, что некоторые подразделения, в силу своей удаленности не могут находиться в постоянной связи в реальном времени с центральной базой данных (ЦБД), размещенной, как правило, на удаленном сервере. Организация информационной системы на предприятии в таком случае должна предусматривать возможность автономного ведения мониторинга подразделением средствами локальной информационной системы, и периодический обмен информацией с центральной информационной системой.
Функция контроля и оперативного учета и управления в масштабах подразделения возлагается на периферийную информационную систему. Вся информация о фактах финансово-хозяйственной деятельности подразделения попадает в базу оперативно и является актуальной на любой момент времени. В центральную информационную систему данные попадают с некоторой задержкой, определяемой периодичностью обмена информации. В центре происходит консолидация данных.
Функции оперативного управления в масштабах предприятия выполняются при поддержке центральной информационной системы и хранятся на центральном сервере. Периодичность обмена должна устанавливаться пропорционально интенсивности потока финансово-хозяйственных операций в подразделении с таким расчетом, чтобы отклонения итогов в центральной информационной системе, связанные с задержкой поступления данных, были незначительными для оперативного управления предприятием (см. рис. 5.4).
Рис. 5.4. Организация мониторинга на предприятии с разветвленной структурой
Основу технической реализации информационной системы мониторинга на предприятиях система управления базами данных (СУБД). К СУБД предъявляются следующие требования:
• возможность эффективно хранить большие объемы информации;
• эффективные алгоритмы выполнения запросов на выборку данных;
• обслуживание большого количества запросов с различных рабочих мест;
• обеспечение авторизации и разграничения доступа к данным.
Этим требованиям удовлетворяют серверные СУБД, такие как MS SQL Server , Informix , Oracle и другие. Следует особо отметить систему MS SQL Server, которая в дополнение ко всем изложенным требованиям является легкой в администрировании, оптимизирована для работ с платформой W indows 9 x / NT /2000, наиболее часто используемой в офисах, и имеет приемлемую даже для средних предприятий цену в среднем $3 000.
Рабочие места пользователей системы должны быть укомплектованы программным обеспечением, соответствующим функциям рабочего места и поддерживающего выбранную СУБД. Программное обеспечение может разрабатываться предприятием самостоятельно на основе визуальных языков программирования, поддерживающих доступ к базам данных, например Microsoft Visual C , Borland C ++ Builder , Borland Delphi .
Недостатками этого пути является трудоемкость реализации приложений, и как следствие высокие затраты и большое количество неявных ошибок в приложениях. К самостоятельной разработке приложений следует прибегать только для уникальных задач.
Наиболее перспективным путем является использование систем с открытой архитектурой, которые уже содержат определенный базовый уровень, и в дополнение к нему позволяют самостоятельно дорабатывать систему силами предприятия. Примером такой системы может служить «1С: Предприятие». Рабочие места специалистов по анализу, которым в основном требуются только отчеты могут быть ориентированы на использование Интернет приложений (сетевых), производящие выборку из базы данных и отображающие результаты в виде отчета в обычном Интернет- браузере например Internet Explorer .
Соединение удаленных подразделений с центральной информационной системой может осуществляться по выделенной линии через Интернет или с использованием модемов по телефонной, а также радио и спутниковой связи. Для обмена информацией может использоваться стандартный формат обмена коммерческой информацией XML .