В последнее время наиболее широкое распространение получили системы автоматизированного бухгалтерского учета, одной из которых является система «1С:Предприятие». Её преимуществами является постпродажное обслуживание, широкая сеть партнерских внедренческих фирм, открытая архитектура (возможность гибкой настройки и доработки системы силами самого предприятия или сторонних внедренческих фирм). За счет своей универсальности система 1С:Предприятие может быть применена для самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д.
Рис. 5.5. Компонентная структура систему «1С:Предприятие»
Система 1С:Предприятие имеет компонентную структуру. В основу системы «1С:Предприятие 7.7» положены базовые объекты и функции (см. рис. 5.5), которые поддерживаются в любом варианте поставки системы, общие для большинства задач автоматизации финансово-хозяйственной и учетной деятельности на предприятиях. Это, прежде всего, механизмы поддержки справочников и документов. Дополнительные функции разделены на три прикладных компоненты: бухгалтерский учет, оперативный учет и расчет. Первая группа направлена на решение задач ведения бухгалтерского учета на предприятиях практически любого вида деятельности. Вторая группа объектов и функций предоставляет возможность ведения оперативного управленческого учета и применяется на торговых и производственных предприятиях. Третья группа представляет широкий набор функций для начисления заработной платы. Верхний уровень построения системы – конфигурация – разработанная на встроенном языке системы программа, использующая объекты и функции системы, направленная на решение задач автоматизации деятельности предприятии.
Система 1С:Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Объекты отличаются по своему назначению, по строению экранных форм и функциональным возможностям. Базовые объекты и объекты прикладной компоненты «Бухгалтерский учет» представлены в таблице 5.1.
Таблица 5.1
Базовые объекты системы «1С:Предприятие»
Константы |
Постоянные (условно-постоянные) величины. Константы хранят информацию, которая не изменяется или изменяется достаточно редко: название организации, се почтовый адрес и так далее. |
Справочники |
Списки однородных элементов данных. Используются для хранения нормативно-справочной информации. |
Документы |
Служат для ввода информации о совершенных хозяйственных операциях. |
Журналы документов |
Списки объектов данных типа «Документ». Служат для работы с документами. |
Перечисления |
Списки значений, задаваемые на этапе конфигурирования. |
Отчеты |
Средство получения выходной информации. Источником данных для построения отчетов служат документы, справочники и регистры, также используется информация, хранящаяся в константах. |
Обработка |
Объекты метаданных этого вида используются для выполнения различных действий над информационной базой. |
Планы Счетов |
Списки объектов данных типа «бухгалтерский счет» — учетных регистров, по которым будет выполняться группировка средств при работе с системой 1С:Прсдприятие. Понятие «план счетов» в системе 1С:Предприятис вполне соответствует общепринятому пониманию аналогичного термина в бухгалтерском учете. |
Виды Субконто |
Списки объектов аналитического учета. Используются для организации аналитического учета средств предприятия, в совокупности с бухгалтерскими счетами. |
Операция |
Средство отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций, происходящих на предприятии. Объектами данных этого типа являются «операции» — совокупности бухгалтерских проводок, выполняющие изменения в остатках и оборотах по бухгалтерским счетам. |
Проводка |
Бухгалтерские проводки. Используются только совместно с объектами данных «Операция» и предназначены для отражения в бухгалтерских итогах результатов хозяйственных операций. |
Константы и атрибуты справочников бывают периодическими и непериодическими. В отличие от «обычных» (не периодических) констант, система 1С:Предприятие хранит значения периодической константы по датам их изменения. При обращении к значению такой константы на некоторую дату выдается ее значение на эту дату, либо, если таковое отсутствует, — на ближайшую предыдущую дату, на которую устанавливалось значение константы. Периодические константы используются, когда необходимо знать значения константы на определенную дату. Например, фамилия директора берется из константы. После смены директора на всех «старых» документах должна сохраниться фамилия старого директора, а в новые документы будет подставляться уже фамилия нового.
В типовой конфигурации «Бухгалтерский учет 4.2» константы играют различную роль. Первая группа констант: «наименование организации», «юридический адрес организации», «ИНН», «почтовый адрес», «телефоны организации», «руководитель», «главный бухгалтер» и т.п. содержат информацию, которая проставляются в печатные формы документов. Другую группу констант образуют константы «основная валюта», «основной расчетный счет», «основное подразделение», и т.п., которые помогают в заполнении документов. Также существуют константы, от значения которых напрямую зависит методика ведения учета, например константы «Метод определения выручки».
Справочники во многом являются основой для ведения аналитического учета. Справочники являются способом хранения объектов аналитики в виде древовидной структуры. Например, при неавтоматизированной форме учета на предприятии заводятся учетные карточки для каждого вида номенклатуру предприятия. В карточку вносится название, код, артикул, единица измерения, цена и тому подобные сведения. Карточки хранятся в картотеки, объединенные в группы по какому либо признаку. Ведение справочника в системе «1С:Предприятие» заменяет ведение подобной картотеки, предоставляя значительные возможности для быстрого поиска и обработки хранимых данных. Отдельной учетной карточки соответствует элемент справочника, а вся картотека определенного вида образует справочник системы «1С:Предприятие».
Ведение работы в системе «1С:Бухгалтерия» неразрывно связано с заполнением справочников. С использованием справочников легко ведется аналитический учет по многим объектам аналитики (номенклатура, контрагенты, договора, подразделения, сотрудники, и т.д.). Поэтому большинство справочников должно быть заполнено прежде, чем начинать ведение учета. Однако это не исключает возможность заполнения справочников непосредственно в момент регистрации новой хозяйственной операции. Например, при поступлении нового вида товаров для него заводится новая номенклатурная карточка.
Ведение финансово-хозяйственных операций неразрывно связано с регистрацией первичных документов и формированию на их основе бухгалтерских проводок. Документы одного вида группируются в журнал. Кроме обычных журналов, объединяющих все документы определенного вида (видов) существует общий журнал, в который попадают все документы. Документ может находиться в двух состояниях – «не проведен» и «проведен». Не проведенный документ является наброском и не отражается на учетной информации. Проведенный документ отражается на учетной информации. В частности проведенный документ может формировать бухгалтерские проводки.