7.2 Ведение учета в автоматизированной системе

Простейшем случаем является ввод бухгалтерских проводок в ручную. Для этого используется объект «операция». Его можно рассматривать как фрагмент книги хозяйственных операций. Операция может содержать одну или несколько бухгалтерских проводок. Для ввода операции необходимо выбрать пункт меню « Документы a Ввести операцию в ручную ». В открывшемся окне можно вносить новые бухгалтерские проводки (см. рис. 7.8). Нажатие кнопки на панели инструментов или нажатие клавиши [ins] на клавиатуре приводит к созданию новой бухгалтерской проводки. При заполнении счетов дебета и кредита в случае нажатия клавиши [ F 4] или кнопки , которая появляется в поле дебет или кредит в момент ввода, открывается план счетов. Также счет может быть введен в ручную.

Рис. 7.8. Окно ввода операций вручную

Редактировать существующую проводку в выделенной строке можно кнопкой на панели инструментов, нажатием на клавишу [ enter ] когда одно из полей в строке проводки подсвечено синим цветом, или двойным щелчком мыши на строке проводки. Кнопка на панели инструментов или нажатие клавиши [del] приводит к удалению выделенной проводки.

Заметим, что сумма всей операции не вычисляется автоматически и ее также необходимо указывать. Она не влияет на содержание бухгалтерских счетов. Значение данного поля используется только для отображения в журналах. Поля «Содержание» и «Сод.Пров.» позволяют вводить комментарии для формируемых проводок. В поле « N .Ж.» может быть задан двухбуквенный номер журнала проводок. Тогда при просмотре журнала проводок, если включено разделение по журналам проводок, данная проводка попадет в соответствующую закладку. Проводки вступают в силу после нажатия кнопки «Записать» или «ОК».

Все операции как введенные в ручную, так и в виде документов попадают в общий журнал. Кроме того, в системе предусмотрен специальный журнал – «журнал операций» (см. рис. 7.9). Открыть журнал можно нажатием кнопки на панели инструментов системы «1С:Предприятие» или выбрав пункт меню « Журналы a Журнал операций ».

Рис. 7.9. Журнал Операций

Журнал разделен на две части. В верхней части отражается список документов системы «1С:Предприятие» и ручных операций, введенных в систему с указанием даты, времени, вида документа, номера документа, суммы и содержания операции. В нижней части экрана отражается список бухгалтерских провод, сформированных данной операцией.

Все бухгалтерские проводки, произведенные всеми операциями, попадают в журнал проводок (см. рис. 7.10). Вызвать журнал проводок можно, используя кнопку на панели инструментов системы «1С:Предприятие» или выбрав пункт меню « Журналы a Журнал проводок ». Если установлена галочка в поле «Разделять по номерам журналов» тогда в журнале отображаются закладки. Проводки группируются по значению поля « N .Ж.» в проводке. Если данная галочка не установлена то все проводки отображаются в едином журнале.

Рис. 7.10. Журнал проводок

Документы. Ведение финансово-хозяйственных операций неразрывно связано с регистрацией первичных документов и формированию на их основе бухгалтерских проводок. Причем система «1С:Предприятие» представляет мощные средства, которые позволяют формировать бухгалтерские проводки автоматически на основе зарегистрированных первичных документов. Для регистрации первичных документов в системе предусмотрен тип объектов «Документ». Документы одного вида группируются в журнал (см. рис. 7.11). Кроме обычных журналов, объединяющих все документы определенного вида (видов) существует общий журнал, в который попадают все документы. Регистрация первичных документов в системе позволяет, во-первых, автоматически сформировать бухгалтерские проводки и вести аналитический учет, и, во-вторых, создаваемые в системе документы могут быть распечатаны, что полностью освобождает от необходимости ручного заполнения документов. Последнее свойство используется документами, выдаваемыми нашей организацией. В системе созданы электронные аналоги большинства используемых в учете документов.

рис. 7.11. Форма журнала документов

В журнале отображаются не все документы, а только относящиеся к определенному периоду. Выбор периода осуществляется кнопкой на панели инструментов журнала. Устанавливаемый по умолчанию период можно установить в диалоговом окне, вызываемой командой «Сервис a Параметры».

Ввести новый документ можно, во-первых, используя команды из меню «Документы», а, во-вторых, из формы журнала используя кнопку на панели инструментов или клавишу [ ins ] на клавиатуре. Кроме того, для ввода наиболее часто используемых документов есть кнопки на панели инструментов. В случае, если журнал содержит несколько видов документов то нужный вид выбирается с помощью диалога. Открыть существующий документ, выделенный в журнале на редактирование можно кнопкой на панели инструментов, нажатием на клавишу [ enter ] или двойным щелчком мыши.

Документ может находиться в двух состояниях – «не проведен» и «проведен». Не проведенный документ является наброском и не отражается на учетной информации. Проведенный документ отражается на учетной информации. В частности проведенный документ может формировать бухгалтерские проводки. Посмотреть автоматически сгенерированные проводки можно, используя кнопку на панели инструментов. Большинство документов, создаваемых в системе, автоматически формируют проводки. Это освобождает бухгалтера в большинстве случаев от необходимости ручного проведения операций.

При работе с поставщиками хозяйственные операции часто происходят в следующей последовательности:

•  получение счета от поставщика,

•  оплата товаров (создание платежного поручения),

•  поступление товаров.

Счет поставщика не несет в себе важной для бухгалтерского учета информации, так как ему не соответствует никакая операция. Счет поставщика по этой причине в системе «1С:Предприятие» не регистрируется. Рассмотрим механизм создания платежного поручения. Документ «Платежное поручение» создается командой «Документ a Платежное поручение».

После заполнения всех реквизитов документ следует записать. Набранный документ может быть распечатан, нажатием на кнопку «Печать» в диалоговом окне. В печатную форму автоматически подставляются значения из реквизитов документа, а также констант системы «1С:Предприятие». Печатные формы всех других документов, соответствует требованиям стандартов. После того как документ распечатан, на нем достаточно поставить подписи ответственных лиц и печать организации. Перед выводом документа на принтер откроется окно предварительного просмотра документа (см. рис. 7.12). Вывод на принтер осуществляется кнопкой на панели инструментов или из меню « Файл a Печать ».

Рис. 7.12. Предварительный просмотр печатной формы

Поступление материальных ценностей учитывается различными документами системы «1С:Предприятие» в зависимости от их вида: основные средства (ОС), НМА, материалы, товары. Поступление товаров регистрируется документом « Документы a Учет товаров, реализация a Поступление товаров ». В верхней части экранной формы документа (см. рис. 7.13) указываются: номер и дата документа на поступление в организацию товаров, информация о поставщике, складе, на который товар принят, и назначении товара. В реквизите «Поставщик» указывается контрагент (организация или частное лицо), от которого получены товары по данной накладной. В реквизите «Склад» указывается склад организации, на который приняты товары. В реквизите «Товары поступили» необходимо указать назначение поступления (на оптовый склад, в розничную продажу).

Рис. 7.13. Экранная форма документа «Поступление товаров»

Для заполнения табличной части используется справочник «Номенклатура». Нажатие кнопки на панели инструментов или нажатие клавиши [ins] на клавиатуре приводит к созданию новой строки документа. Редактировать существующую строку можно кнопкой на панели инструментов, нажатием на клавишу [ enter ] когда одно из полей в строке подсвечено синим цветом, или двойным щелчком мыши на строке документа. Кнопка на панели инструментов или нажатие клавиши [del] приводит к удалению выделенной строки. Кроме обычного способа ввода новой строки может выполняться с помощью кнопки «подбор». При этом также открывается форма справочника «Номенклатура», но после выбора товара его наименование переносится в табличную часть документа и окно справочника не закрывается. Затем выбирается следующий товар и т. д. Если в справочнике «Номенклатура» у поступающего товара заполнен реквизит «Учетная (покупная) Цена», то значение реквизита переносится в табличную часть. Если оно не совпадает с ценой, указанной в документах поставщика, в графе «Цена» табличной части документа следует указывать цену поставщика. Реквизиты «Сумма», «НДС», «Всего» рассчитываются автоматически. При нажатии кнопки «ОК» данный документ проводится.

В ряде случаев в системе возникает необходимость регистрации нескольких документов, в которых используются практически одинаковые данные. Для экономии времени при вводе таких документов предусмотрен режим ввода на основании. При использовании данного режима полностью набирается только первый документ, а следующий формируется на его основании с автоматическим заполнением всех данных, которые были указаны в первом документе. Примером таких документов могут быть «Поступление товаров» и «Счет-фактура полученный».

Для ввода счет-фактуры на основании приходного документа необходимо выбрать в журнале «Реализация» выделить строку с документом-основанием и нажать кнопку на панели инструментов журнала или сочетание клавиш [ Alt ] и [ F 9], а также можно выбрать команду «Ввод на основании» в меню действия. Если на основании данного документа можно ввести несколько документов, то будет предложен диалог для выбора требуемого документа. Затем откроется диалоговая форма вводимого документа с заполненными значениями из документа основания.

Остальные документы, используемые в системе «1С:Предприятие» приведены в таблице.