Ведение бухгалтерского учета невозможно без учетных регистров и регламентированной отчетности. При неавтоматизированном учете регистры занимают промежуточное положение между первичными документами и бухгалтерской отчетностью, являясь одновременно и средством представления бухгалтерской информации и инструментом расчетов. В автоматизированном учете расчеты производятся автоматически, поэтому регистры утрачивают функцию инструмента расчетов, но сохраняет функции средства представления информации.
Одной из основных форм, используемых при ведении бухгалтерского учета, является оборотно-сальдовая ведомость (так называемая «оборотка» или ОСВ). Данная отчетная форма содержит сальдо на начало и наконец периода, а также дебетовый и кредитовый оборот по счету. Она составляется, как правили на конец отчетного периода (месяца или квартала). В системе «1С:Предприятие» существует возможность получить ОСВ за любой период. ОСВ формируется командой «Отчеты -> Оборотно-сальдовая ведомость».
Создание любого отчета начинается с настройки параметров отчета в экранной форме (см. рис. 7.14).
Рис. 7.14. Диалог настройки отчета
В данной настройке прежде всего необходимо выбрать период, за который будет сформирована ведомость. В зависимости от установки флажка в поле «Данные по субсчетам и субконто» в ОСВ будут попадать либо только основные счета, либо основные счета и субсчета. Если установлен флажок в поле «Данные по валютам», то на валютных счетах будут выводиться остатки и обороты не только в рублях, но и в валюте. Генерируется ведомость по нажатию кнопки «Сформировать» или «ОК» (см. рис. 7.15).
Рис. 7.15. Оборотно-сальдовая ведомость
В большинстве отчетов, генерируемых системой, существует возможность расшифровки данных. В частности, если навести курсор на любою строку сгенерированной оборотно-сальдовой ведомости и дважды нажать левую кнопку мыши, то откроется меню, в котором можно выбрать отчет, детализирующий состояние счета: карточка по счету, ведомость по счету, анализ счета, и т.д. Все данные отчеты можно также вызвать соответствующей командой из меню «Отчеты».
Часто возникает необходимость узнать сводные синтетические проводки за определенный период. То есть сводные проводки – это фактически обороты между счетами за определенный период. Сформировать данный отчет позволяет команда «Отчеты a Сводные проводки». Проводки могут быть отсортированы либо по счетам дебета, либо по счетам кредита. В отчете предусмотрена детализации. При детализации открывается журнал проводок с отбором по данной корреспонденции. Еще один удобный способ представления оборотов между счетами – «шахматка». В данном отчете в строках отражаются счета дебета, а по столбцам – счета кредита. На их пересечении строки и столбца печатается оборот между счетами. Отчет формируется командой «Отчеты -> Шахматка».
При журнально-ордерной форме учета ведется так называемая главная книга. Она содержит обороты по счетам за месяц. Количество строк в отчете зависит от количества полных и неполных календарных месяцев, вошедших в период отчета. Количество колонок зависит от количества счетов, корреспондирующих с данным счетом в этом периоде. Детализация показателей отчета. Когда указатель мыши выводится в виде "лупы" (на строках отчета), вы можете нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши в данной позиции запросить детализацию сведений по выделенной курсором позиции. На экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий все проводки по счету за отчетный период (если курсор установлен на ячейку с начальным или конечным сальдо или с оборотами), или все проводки с указанной корреспонденцией счетов (если курсор установлен на ячейку с данными о корреспонденции счетов).
Еще один отчет, аналогичный бухгалтерским документам в случае ведения неавтоматизированного учета – журнал-ордер по счету. В случае ведения неавтоматизированного учета в журнал ордер заносятся операции, в которых данный счет находится в кредите бухгалтерской проводки. Операции, в которых данный счет находится в дебите, заносятся в ведомость по данному счету. Каждая строка журнала-ордера и ведомости соответствует одной хозяйственной операции. Отчет «Журнал-ордер (ведомость)» позволяет печатать журнал-ордер, ведомость, а также совмещенный отчет. Для формирования отчета требуется указать период и счет, а также следует ли выводить остатки на начало и на конец и обороты по счетам по дебету и по кредиту. Например, если требуется получить журнал-ордер (в классическом понимании), тогда следует вывести сальдо кредитовое на начало, оборот кредитовый и оборот кредитовый по субсчетам, остаток кредитовый. При использовании дебетовых остатков и оборотов получим ведомость по счету. В настройке параметров отчета также возможно выбрать степень детализации строк журнала. Если установлена детализация по проводке, то одна строка журнала будет соответствовать одной проводки. Во всех остальных случаях будет использоваться сводные проводки.
Появление аналитического учета в системе «1С:Предприятие» приводит к значительному расширению возможностей учета и получения отчетности. Это приводит к появлению новых отчетов, нехарактерных для неавтоматизированной формы ведения учета. Одним из таких отчетов является «Оборотоно-сальдовая ведомость по счету», которая может не только разворачивать сальдо и обороты по субсчетам, но и по субконто, прием с произвольной группировкой по объектам аналитики.
Для настройки необходимо задать:
- виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;
- значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
- вариант использования субконто:
Заметим, что субконто могут быть указаны в любом порядке. При этом порядок указания видов субконто в параметрах настройки отчета будет определять вложенность группировок отчета. начале группировка происходит по первому виду субконто, затем по второму и т.д. Рассмотрим, как будет действовать отчет в зависимости от установки действия по субконто:
• Разворачивать отчет в разрезе значений субконто данного вида. Выбор означает, что учетные данные будут сгруппированы по значению данного вида субконто и в соостветствии с группировкой последовательно выведены в отчет. При этом, если существует еще один уровень группировки, то учетные данные в рамках одного значения первого вида субконто будут группироваться по значениям второго вида субконто и т.д.
• Отбирать по значению субконто. Значение должно выть установлено. Тогда в отчет попадут только те учетные данные, которые имеют указанное значения аналитического учета в разрезе данного субконто.
• Не учитывать. Данный вид субконто не принимает участие в группировке и в отчет попадут сводные учетные данные по данному виду субконто.
Наличие такого отчета позволяет совместить ведение бухгалтерского и оперативного учета, что позволяет снизить затраты времени на ведение учета и повысить его эффективность.
Большие возможность по поиску ошибок в учете, в случае если остаток или оборот по счету не сходится, предоставляет «карточка счета». В отчет «Карточка счета» включаются проводки, в который в качестве счета дебета или счета кредита используется данный счет. При формировании отчета возможно выбрать конкретные значения объектов аналитического учета, которые будут попадать в отчет, например вид материала, номенклатуры, контрагент и т.д. Каждая строка отчета соответствует одной хозяйственной операции с указанием сольдо на начало операции, суммы операции и сальдо на конец операции. Отчет формируется командой «Отчеты a Карточка счета».
Часто требуется получить все проводки, вне зависимости от счетов дебета и кредита, в котором используется определенный объект в качестве элемента аналитического учета. Например, в каких хозяйственных операциях участвовал определенный контрагент, или определенный вид материалов или требуется выбрать все хозяйственные операции, произведенные с товаром T . Такую задачу можно выполнить установкой отбора в журнале, форма отчета, во-первых, более информативна, а, во-вторых, может быть выведено на принтер. Кроме того, отчет «Карточка субконто», который выдает необходимую информацию можно отбирать операции одновременно по трем видам субконто. Этот отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода. Обороты и остатки выводятся в денежном выражении, а при ведении количественного учета — также и в натуральном выражении. При ведении валютного учета по тем счетам, для которых выбран данный вид субконто, в отчет включается информация и о валюте. В данном отчете также предусмотрена возможность получения подитога по дням, неделям, месяцам, кварталам и.т.д.
Близким к отчету «карточка субконто» является отчет «анализ субконто». В отчете «Анализ субконто» для каждого субконто (объекта аналитического учета) выбранного вида приводятся обороты по всем счетам, в которых используется это субконто, а также развернутое и свернутое сальдо. Для получения данного отчета выберите пункт «Анализ субконто» меню «Отчеты» главного меню. На экран выдается запрос параметров вывода анализа субконто.
Система «1С:Предприятие» позволяет автоматически генерировать регламентированные формы отчетности. В частности, баланс (Форма №1), отчет о прибылях и убытках (форма №2), и прочие формы бухгалтерской отчетности. Эти отчеты могут поставляться отдельно для каждого отчетного периода, что позволяет оперативно учитывать все изменения, которые вносятся в нормативно-правовую базу. Вызываются все эти отчеты командой «Отчеты -> Регламентированные», при этом открывается диалоговое окно (см. рис. 7.16).
Рис. 7.16. Регламентированные отчеты
В данном окне может быть выбран требуемый отчет. Открытие отчета производиться нажатием кнопки <Открыть> или двойным щелчком мыши. При этом открывается окно настройки параметров регламентированного отчета (см. рис. 7.17). Оно состоит из двух частей. Верхняя часть окна используется для управления формированием отчета. В нижней части расположен собственно бланк формируемого отчета. Кнопка <Заполнить> в верхней части позволяет автоматически заполнить бланк данными отчетности. При этом заполненные данные могут быть непосредственно отредактированы в бланке формируемого отчета. Ячейки, окрашенные желтым цветом, предназначены для ввода и редактирования данных вручную. Ячейки, выделенные зеленым цветом, вычисляются на основе данных в ячейках желтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, суммирующие строки или столбцы бланка. Готовый отчет может быть записан для дальнейшей работы с ним с помощью кнопки <Сохранить>.
Рис. 7.17. Бухгалтерский баланс
Печать баланса производится кнопкой «Печать». После нажатия кнопки появляется ниспадающие меню, в котором в частности можно выбрать; печатать форму баланса сразу на принтер, показать на экране, печатать пустой бланк. Распечатанный баланс после подписания должностными лицами можно непосредственно сдавать в налоговые органы и органы государственной статистики.