Согласно определению, данному Федеральным законом от 27 ноября 1994 г. "О библиотечном деле",

 

"документ – это материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенной для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования".

 

Документ оформляется на бланке.

Бланк – лист бумаги с воспроизведенными на нём типографским способом постоянными реквизитами или частями.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями.

Различают две категории служебной документации:

документы для внутреннего пользования, документы для внешнего пользования.

Документы для внутреннего пользования называются обычно управленческими или организационно-распорядительными.

Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).

Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т. д.).

Документы для внешнего пользования служат важнейшим средством связи данного предприятия с внешним миром.

В зависимости от содержания, объёма, деловые письма разделяют на простые (письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение) и контрактные (запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию).

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию.

Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Сведение документов к единым формам предполагает также единообразное размещение реквизитов.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

Тип и стиль создаваемого документа зависят от цели, которую ставит создатель документа: информирование адресата, привлечение внимания к проблеме, побуждение к действию и т. п. Языковые формулы официальных документов позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания, а также упрощают процедуру создания документа.

 

Основное требование к информационному насыщению документа – включение информации, необходимой и достаточной для реализации деловой коммуникации.