Если на компьютере уже установлена почтовая программа (в частности, Outlook Express), то можно выполнить импорт адресов и электронной переписки. Для этого нужно в меню Файл выбрать команду Импорт и экспорт, после чего автоматически активируется Мастер импорта и экспорта, который предлагает выбрать необходимое действие, например Импорт адресов и почты Интернета, выбор почтового приложения для импорта (выбираем Outlook Express) и указания, какие данные нужно импортировать, – почту, адресную книгу и правила получения почты.

5.3. Элементы интерфейса

Вся информация в Outlook хранится в так называемых личных папках, в частности: Почта, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Ярлыки, Дневник.

Внешний вид окна Outlook

В окне программы Outlook изначально отображается страница Outlook сегодня, в которой представлено текущее состояние личных папок Календарь, Задачи и Сообщения. Щелчком по одному из этих названий можно открыть соответствующую личную папку.

Перед началом работы с Outlook следует настроить внешний вид его окна. Необходимые для этого команды находятся в меню Вид. Кроме того, для настройки той или иной папки имеется весьма эффективная команда Организовать меню Сервис.

Область переходов

Одним из основных элементов интерфейса данной программы является Область переходов, которая располагается в левом нижнем углу окна Outlook и содержит следующие пункты:

• Почта (Ctrl + 1) – отображает страницу Outlook сегодня; позволяет работать с электронной корреспонденцией;


• Календарь (Ctrt + 2) – выводит деловое расписание на сегодняшний день в выбранном режиме, а также список задач;


• Контакты (Ctrl + З) – показывает список имеющихся контактов;


• Задачи (Ctrl + 4) – отображает список задач (как тех, которые необходимо выполнить, так и уже выполненных);


• Заметки (Ctrl + 5) – позволяет создавать и редактировать деловые заметки;


• Список папок (Ctrl + 6) – отображает панель со списком всех личных папок. В этот перечень входят как стандартные (Почта, Календарь и т. д.), так и почтовые папки, созданные пользователем в процессе работы;


• Ярлыки (Ctrl + 7) – позволяет создавать ссылки на папки, подпапки либо на контакты, тем самым экономя время на их поиск при сложной структуре и большом объеме материалов;


• Дневник (Ctrl + 8) – скрытая по умолчанию кнопка, доступ к которой появляется лишь после добавления ее на панель.

Щелчок по одному из этих пунктов активизирует соответствующую личную папку (или панель папок). Если некоторые из перечисленных пунктов не помещаются в Области переходов, то они выводятся в виде кнопок переходов.

Внешний вид области и кнопок переходов можно изменить в выпадающем меню Настройки кнопок – Добавить или удалить кнопки.

По умолчанию, активным здесь является пункт Почта, и в левой части окна Outlook отображаются все почтовые папки пользователя.

5.4. Работа с папками

Пользователь может изменить имеющуюся структуру личных папок путём добавления собственных папок. Для создания личной папки с именем Деловые необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать в области переходов пункт Список папок.


2. Выполнить команду Файл \ Создать \ Папка или воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + Shift + E.


3. В появившемся диалоговом окне Новая папка в поле Имя папки указать имя создаваемой папки, т. е. Деловые.


4. В списке Содержимое папки определить тип информации, которая будет храниться в создаваемой папке. В данном случае нужно указать пункт Элементы типа Почта.


5. В структуре Поместить папку в определить (в случае необходимости) папку, в которой будет создана указанная подпапка.


6. Нажать кнопку ОК.

Таким образом, с помощью приведённого выше алгоритма можно создать структуру папок любой сложности. Кроме того, созданные папки можно удалять или перемещать в другие папки.

Для того чтобы удалить созданную папку, необходимо её выделить и воспользоваться командой Правка-Удалить. После подтверждения данного действия эта папка будет перемещена в папку Удалённые.

Если же требуется переместить выделенную папку, то следует выполнить команду Правка-Переместить в папку и выбрать папку, куда нужно выполнить перемещение.

Переименование папки выполняется либо с помощью соответствующей команды контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши, либо повторным щелчком по названию папки с последующим редактированием её названия, аналогично работе в программе Проводник Windows.