Создание сообщения

Для того, чтобы создать новое сообщение, необходимо открыть меню Файл \ Создать и выбрать пункт Сообщение или нажать кнопку Создать на панели Стандартная, которая представляет собой раскрывающийся список с возможностью выбора требуемого элемента. В этом списке нужно выбрать пункт Сообщение (или нажать кнопку Создать, если в Области переходов выбран пункт Почта).

Наконец, создать новое сообщение можно нажатием сочетания клавиш Ctrl + N, однако сообщение при этом будет создаваться только в том случае, если в Области переходов активирован раздел Почта.

Если же был открыт какой-либо другой раздел, например Календарь, то нажатие сочетания клавиш Ctrl + N приведёт к созданию другого элемента (в частности, для раздела Календарь будет создана новая встреча).

Для каждой папки существует определённый элемент, создаваемый по умолчанию. Другими словами, щелчок по кнопке Создать без раскрытия её списка ведёт к созданию определённого элемента. В частности, для папки Входящие таким элементом является сообщение.

В результате будет отображено окно создания нового сообщения, в котором имеются следующие поля:

• кому – адрес электронной почты основных получателей;


• копия – почтовые адреса пользователей, которым необходимо послать копию данного сообщения;


• тема – тема создаваемого сообщения.

Если в подписи пользователя используется визитная карточка, то окно создания нового сообщения содержит дополнительное поле – Вложение, содержащее файл с визиткой.

Кроме того, нажатием на кнопку Кому или Копия можно отобразить диалоговое окно Выбор имён. Здесь из списка имеющихся контактов, расположенного в левой части окна, выбираются контактные лица, которым необходимо послать данное сообщение.

Работа с текстом сообщений производится при помощи текстового редактора Microsoft Word, в этом случае используются HTML-теги, которые могут некорректно отображаться некоторыми почтовыми клиентами. В связи с этим рекомендуется не использовать специальное форматирование текста, ограничившись возможностями режима Обычный текст из вкладки Параметры.

Создание подписи к сообщениям

При создании нового сообщения может возникнуть необходимость включения какой-либо информации во все письма. Это могут быть реквизиты (например, место работы и занимаемая должность), реклама или что-то другое. При использовании общественного ящика электронных писем разными людьми (например, сотрудниками одной компании) целесообразно создать каждому из них индивидуальную подпись и пользоваться ею в дальнейшем.

Для создания новой или внесения корректив в уже существующую подпись во время редактирования письма следует перейти ко вкладке Сообщение в область Включить.

Нажатие кнопки Подпись откроет перед пользователем окно Подписи и бланки. Для управления подписями необходимо воспользоваться кнопками Удалить, Создать, Сохранить и Переименовать. В правом верхнем углу можно выбрать параметры, заданные по умолчанию, а именно: адрес электронной почты, подпись при отправке новых сообщений, а также в ответах и пересылке.

Редактирование подписи производится в поле Изменить подпись.

Форматы сообщений

Ввод текста выполняется в нижней части окна письма. При этом следует иметь в виду, что в стандартном редакторе сообщений Outlook существуют три основных формата сообщения: Формат HTML, Формат RTF и Обычный текст.

Отличие этих форматов состоит в том, что при вводе обычного текста его форматирование невозможно, т. е. нельзя устанавливать тип, размер или цвет шрифта и т. д. При этом панель, содержащая все необходимые для форматирования текста документы, в данном окне неактивна.

Если же ввод текста выполняется в формате HTML, то к нему применимы все стандартные возможности, которые можно установить с помощью кнопок на соответствующей панели или командами Шрифт и Абзац из контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши на поле ввода текста. Дополнительными возможностями форматирования текста является использование маркированных и нумерованных списков, как это реализовано в текстовом редакторе Microsoft Word.

Действия с сообщением

Если сообщение не было отправлено и требует дополнительного редактирования, которое необходимо выполнить позже, его можно сохранить командой Файл \ Сохранить. В результате сообщение будет добавлено в папку Черновики, и его можно будет отправить позже, с внесением нужных дополнений.

Отправка готового сообщения осуществляется посредством команды Отправить (Ctrl + Enter) из выпадающего меню или при помощи кнопки. Для пересылки полученного сообщения другим адресатам необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть папку Входящие.


2. Выделить требуемое сообщение.


3. Выполнить команду Действия \ Переслать (либо нажать сочетание клавиш Ctrl + F или кнопку Переслать).


4. В открывшемся окне сообщения указать адреса получателей.


5. Нажать в окне сообщения кнопку Отправить.

Чтобы прочитать доставленное сообщение, необходимо открыть папку Входящие и выполнить двойной щелчок по требуемому сообщению. Содержимое письма, выделенного в папке Входящие, также отображается в правой части окна Outlook, называемой Областью чтения. Чтобы показать или скрыть эту область либо изменить её местоположение, необходимо воспользоваться соответствующими командами подменю Вид-Область чтения:

• справа – область чтения располагается в правой части окна;


• снизу – область чтения располагается в нижней части окна;


• отключена – область чтения не отображается.

Параметры сообщения

При работе с сообщением имеется возможность настроить некоторые его параметры. Эта настройка выполняется в окне сообщения кнопкой Параметры сообщения, в результате выбора которой будет отображено диалоговое окно Параметры сообщения. В данном окне имеются следующие категории настроек: Настройка сообщения, Безопасность, Параметры отправки и Параметры голосования и отслеживания.

Сообщения с вложениями

В сообщение можно вставлять различные объекты: файлы на жёстком диске, документы Outlook, рисунки и т. д. Эти действия выполняются с помощью команд меню Вставка в окне сообщения.

Чтобы вставить в сообщение какой-либо файл, нужно сделать следующее:

1. Выполнить команду Вставка \ Вложить файл или воспользоваться кнопкой на панели Стандартная.


2. В диалоговом окне Вставка файла открыть требуемую папку.


3. Выделить файл, который необходимо добавить.


4. Нажать кнопку Вставка.

В результате в сообщении появится ярлык с названием данного файла. В свою очередь, получателю для открытия вложенного таким образом файла необходимо в тексте полученного сообщения выполнить двойной щелчок по этому ярлыку.

Если требуется вложить в сообщение документ Outlook, например задачу, заметку, встречу и т. п., то следует выполнить действия:

1. Воспользоваться командой Вставка-Вложить элемент.


2. В диалоговом окне Вставка элемента открыть личную папку, в которой находится требуемый документ.


3. Выделить документ.


4. Нажать кнопку ОК