Дополнительные средства Outlook:

• контакты – информация о контактных лицах, позволяющая формировать списки рассылки;


• задачи – создание и редактирование задач пользователя;


• ярлык – устанавливает возможность быстрого перемещения между папками;


• чтение RSS-каналов – нововведение Outlook 2007, используемое для приема данных посредством нового способа обмена информацией – RSS-лентами.

Управление контактами

Папки Контакты предполагает отображение информации в виде визитных карточек, содержащих всю основную информацию о контакте (имя, место работы и занимаемая должность, номера телефонов и адреса электронной почты), а также его фотографию.

Списки рассылки

Если часто возникает необходимость посылать одно и то же письмо нескольким лицам, например всем сотрудникам фирмы, можно воспользоваться списком рассылки.

Для создания списка рассылки требуется открыть папку Контакты и выполнить команду Файл-Создать-Список рассылки. Можно также воспользоваться кнопкой Создать, выбрав из раскрывающегося списка пункт Список рассылки.

Список текущих задач

Для создания поручения служебного или личного характера, выполнение которого необходимо контролировать (т.е. задачи), в Outlook имеется папка Задачи.

В этой папке хранятся все задачи – как уже реализованные, так и те, которые следует выполнить. Когда задача выполнена, её можно пометить галочкой, после чего название задачи отображается в зачёркнутом виде.

В стандартном режиме представления для добавления новой задачи достаточно щёлкнуть в верхней строке списка и указать название задачи в поле Тема. В поле Срок можно установить, к какому сроку она должна быть выполнена.

Создание задачи

Для того чтобы создать новую задачу, необходимо воспользоваться кнопкой Создать или выполнить команду Файл \ Создать \ Задача (Ctrl+ N). Отобразится окно создания задачи, на котором имеются следующие поля для ввода:

• тема – позволяет ввести тему задачи;


• срок – определяет, к какому сроку задача должна быть выполнена;


• дата начала – устанавливает дату начала реализации задачи;


• состояние – позволяет выбрать текущее состояние задачи (Не началась, Выполняется, Завершена, В ожидании, Отложена);


• важность – определяет важность данной задачи (Низкая, Обычная или Высокая).

Использование ярлыков

В программе Outlook ярлыки выполняют быстрое перемещение по сложной структуре вложенных друг в друга элементов и папок.

Использование большого числа контактов и персональных папок приводит к развитию сложной иерархии данных, в которой ориентироваться не так просто, как кажется. Если один из контактов, помещённый достаточно глубоко, используется часто, то для экономии времени, затраченного на поиск его в собственной системе каталогов, рекомендуется использовать ярлык.

Он представляет собой ссылку на любой элемент программы Outlook, в том числе и на переходы к другим режимам. В режиме Ярлыки можно создавать папки ярлыков, группируя их по произвольному признаку.

Чтение RSS-каналов

В последнее время Интернет стал огромной копилкой различного рода информации. На персональные компьютеры каждого пользователя она попадает различными путями и в разных состояниях (файлы, документы и т. д.). Широкое распространение блогов и новостных порталов потребовало новых решений в методах осведомления пользователей об изменениях содержимого сайтов.

В связи с тем, что пользователи сети Интернет используют различные аппаратные и программные платформы для своей работы, возникла потребность в универсальном формате данных, который бы поддерживался на абсолютном большинстве рабочих станций. Впоследствии был разработан новый вид данных, основанный на технологии XML, получивший название RSS (Really Simple Syndication)-лента.

Широкое распространение данной технологии послужило поводом для внедрения в Outlook специальных функций для чтения RSS-лент. Электронный органайзер Outlook предлагает стандартный список лент, некоторые из которых могут заинтересовать пользователя.

В список вошли различные тематические журналы и обзоры новинок компании Microsoft (Office, MSDN), политические и спортивные новости и другие. Для подписки на одну из них достаточно перейти в папку RSS-каналы и щёлкнуть мышью по её названию из списка (необходимо активное подключение к сети Интернет).

Создание RSS-канала

Помимо стандартного немногочисленного списка предложенных лент, можно добавить любую другую. Большинство современных интернет-сайтов оснащены возможностью рассылать информацию в виде лент, и описание изменений можно получать с помощью программы Outlook, не заходя на сайт отправителя.

Для добавления ссылки на RSS-ленту в список следует перейти к контекстному меню этой папки в категории Личные папки и выбрать пункт Добавить новый RSS-канал.

Штемпель электронной почты Office Outlook 2007

Штемпель электронной почты (Outlook E-Mail Postmark) – это новая технология от Microsoft, позволяющая управлять нежелательной почтой. Эта технология заставляет компьютер отправителя выполнить некоторые вычисления или решить задачу, а затем присваивает результат этой работы (штемпель) сообщению в качестве символа легитимности. Штемпели электронной почты призваны значительно затруднить и сделать неэффективной массовую рассылку нежелательных сообщений электронной почты, не меняя при этом действий пользователя по отправке сообщений.

Когда по электронной почте приходит сообщение с почтовым штемпелем, система проверяет истинность сообщения и по результатам проверки помещает его либо в ваш почтовый ящик, либо в папку Нежелательная почта (Junk E-mail).

Office Outlook 2007 не создаёт почтовые штемпели в следующих случаях:

• получатель относится к вашей организации;


• сообщение защищено с помощью технологии IRM или зашифровано;


• вы отключили эту возможность во время установки.

Антифишинговые функции и фильтрация нежелательной электронной почты

Улучшенный фильтр нежелательной почты Microsoft Office Outlook 2007 помогает избежать загромождения почтового ящика нежелательными сообщениями. Фильтр обеспечивает также защиту от разглашения личных сведений. Новые антифишинговые функции отключают опасные ссылки и предупреждают о возможном вредоносном или фишинговом характере сообщения.