Сохранить презентацию можно при помощи комбинации клавиш Ctrl + S либо команды Сохранить или Сохранить как из программного меню. Перед пользователем появится окно Сохранение документа, в котором следует указать имя и тип сохраняемой презентации.

По умолчанию новый файл будет сохранён в виде презентации PowerPoint 2007 – файла с расширением РРТХ. В некоторых случаях требуется использовать другой формат. Среди наиболее часто используемых типов отметим следующие:

• РРТ – презентация PowerPoint 97-2003. Сохранённый в таком формате документ можно открыть в соответствующей программе пакета Office начиная с версии Microsoft Office 97;

• PDF и XPS – публикация, сохранённая в одном из этих форматов, доступна лишь после установки специальной надстройки, которую можно бесплатно скачать с официального сайта компании Microsoft. Утилита предоставляется только тем пользователям, которые работают с подлинным экземпляром пакета офисных программ. Аппаратная независимость позволяет использовать документы на других платформах без наложения ограничений;

• РОТХ и РОТ – презентация, сохранённая в виде шаблона, форматирование которого можно будет использовать для оформления последующих презентаций в Office 2007 и Office 2003, соответственно;

• PPSX и PPS – документы такого вида будут открываться в программе PowerPoint для непосредственной демонстрации. В результате создаётся исполняемый файл управления презентацией. Такие файлы называются демонстрациями, и для их проигрывания не требуется наличия PowerPoint или какой-либо другой дополнительной программы;

• MHTML и МHТ – сохранённая таким образом презентация имеет вид HTML-документа, объединённого со встроенной графикой, Java-приложениями, всеми связанными документами и другими вспомогательными элементами, на которые она ссылается;

• HTML – если в предыдущем случае результат работы представлялся в виде веб-страницы в одном файле, то сохранение в виде обычной веб-страницы подразумевает создание отдельной НТМ-страницы в сочетании с дополнительной папкой, содержащей все вспомогательные элементы (рисунки, схемы, диаграммы, анимацию и т. д.). Полученные веб-страницы можно впоследствии редактировать с помощью любой используемой для данных задач программы, например, Microsoft FrontPage;

• JPG, PNG, GIF, TIF - графические форматы сохранения слайдов для удобного размещения на носителях информации, а также в сети Интернет. Формат PNG (Portable Network Graphics) используется главным образом для публикации графических изображений в сети Интернет. Предшественник формата PNG – формат GIF – имеет поддержку лишь 256-цветовой палитры и позволяет использовать анимационные эффекты оформления. JPG- и TIF-форматы предназначены для хранения слайдов на дисковых накопителях, имеют большое разрешение и поддержку многомиллионной палитры цветов.

Помимо сохранения презентации на магнитном диске персонального компьютера или на переносном носителе информации существует возможность публикации презентации в сети Интернет. Для этих целей в диалоговом окне Сохранение документа необходимо выбрать тип файла Веб-страница или Веб-страница в одном файле и нажать кнопку Опубликовать.

В разделе Объект для публикации необходимо выбрать диапазон демонстрируемых слайдов, например с 3 по 12. При необходимости отображать заметки докладчика следует поставить флажок Вывести заметки докладчика.

Кнопкой Веб-параметры вызывается окно Параметры веб-документа, состоящее из шести вкладок: Общие, Обозреватели, Файлы, Картинки, Кодировка, Шрифты.

На вкладках окна Параметры веб-документа пользователю предоставляются следующие возможности:

• добавить панель смены слайдов и выбрать для неё цветовую схему (вкладка Общие);

• оптимизировать размер веб-страницы, выбрав необходимую версию интернет-обозревателя (вкладка Обозреватели);

• создать папку для вспомогательных файлов, если до этого страница была сохранена в одном файле, а также обновлять ссылки при сохранении (вкладка Файлы);

• установить разрешение монитора, на котором в итоге будет демонстрироваться презентация (вкладка Картинки);

• выбрать необходимую кодировку веб-страницы (вкладка Кодировка);

• настроить шрифты, которые будут использоваться на данной веб-странице по умолчанию (вкладка Шрифты).

Ещё в PowerPoint 2003 была интегрирована уникальная функция, позволяющая непосредственно из самой программы копировать и сохранять презентации на компакт-диск. Однако следует отметить, что для реализации этой функции требуется операционная система Microsoft Windows XP или более поздняя версия.

Для того чтобы осуществить упаковку презентации, необходимо через меню перейти к Подготовить для компакт-диска и вызвать диалоговое окно Упаковка для компакт диска.

В этом окне пользователю нужно ввести в соответствующее поле название для компакт-диска. Затем при помощи кнопки Добавить файлы можно добавить в комплект файлов для компакт-диска не только основную презентацию со всеми связями, но и другие произвольные файлы. Кроме того, кнопкой Параметры вызывается диалоговое окно, в котором можно отменить автоматическую запись средства просмотра PowerPoint Viewer, а также задать определённый способ воспроизведения презентации.

Просматривать презентации, упакованные на компакт-диск, пользователь может одним из способов, предварительно выбранным из выпадающего списка:

• Воспроизводить все презентации автоматически в указанном порядке – в данном случае задаётся определённая последовательность, согласно которой презентации будут демонстрироваться автоматически;

• Воспроизводить автоматически только первую презентацию – первая записанная на компакт-диск презентация будет запускаться автоматически, а все остальные презентации на этом компакт-диске необходимо будет запускать вручную;

• Пользователь сам выберет презентацию для просмотра – при запуске диска на экране появится список презентаций, упакованных на компакт-диск, из которых пользователь самостоятельно выберет необходимую;

• Не воспроизводить этот компакт-диск автоматически – для выбора презентации при просмотре данным способом следует с помощью любого файлового менеджера открыть содержимое компакт-диска и запустить требуемый файл.

Для отображения на любом компьютере шрифтов, используемых в презентации, следует также включить их в комплект упакованных файлов. С этой целью необходимо поставить флажок Внедренные шрифты TrueType.

В разделе Улучшенная безопасность и конфиденциальность пользователь по желанию может задать пароли для открытия и изменения файлов, упакованных на компакт-диск.

После настройки всех необходимых параметров записи следует нажать кнопку ОК, затем в окне Упаковка для записи на компакт-диск нажать одну из кнопок: Копировать в папку (при работе со старой версией Windows) или Копировать на компакт-диск.